Administrasi Kependudukan pada hakekatnya merupakan kegiatan pencatatan biodata penduduk, data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.

Sedangkan pencatatan sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang pada Instansi Pelaksana meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan dan perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan. Maka dari itu tata kelola kependudukan merupakan basis utama dan fokus dari segala persoalan pembangunan dalam suatu daerah. Pelayanan terbaik mewujudkan kemudahan bagi penduduk untuk memperoleh akses pelayanan bidang kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan salah satu indikator keberhasilan pemerintah Kabupaten Halmahera Timur dalam memberikan perlindungan hukum kepada warganya. Setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting memerlukan bukti yang sah untuk dilakukan pengadministrasian dan pencatatan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang. Pemerintah Kabupaten Halmahera Timur terus berupaya memfokuskan pembangunan di sektor ini. Beberapa capaian kinerja pembangunan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil terurai pada tabel berikut.